Ajankohtaista

5 vinkkiä täydellisen ulkoistuskumppanin valintaan

Suomen markkinoilta löytyy varmasti sopiva IT-palveluiden tarjoaja jokaiselle yritykselle sen koosta ja tulosluokasta riippumatta. Tarjonnan haitarin äärilaidoista löytyy parin hengen IT-yrityksiä ja alan kansainvälisiä jättiläisiä. Tähän väliin sijoittuu pieniä ja keskisuuria IT-palveluita tarjoavia toimijoita. Näistä jokaisella on paikkansa ulkoistusmarkkinassa, mutta miten palveluita tarvitseva yritys löytää tarjonnasta juuri sen oikean, heille sopivan kumppanin?

Kerron viisi vinkkiä, joiden avulla pystyt kartoittamaan, kenen käsiin yrityksesi IT-infran ja sen kehittämisen voit luottaa.

1)    Koolla on merkitystä

Tarkkaile, miten potentiaalinen palveluntarjoaja reagoi esittämiisi toiveisiin: näkeekö hän niissä ongelmia vai mahdollisuuksia? Kun kerrot yrityksesi tarpeista ja tavoitteista, kuunteleeko kumppani aidosti kiinnostuneena, ja saatko vastaukseksi selkeitä ja järkeviä kehitysehdotuksia?

Kumppanin valinnassa myös koolla on väliä. Pienen yrityksen ei kannata valita liian suurta kumppania, sillä heille pienen asiakkaan palveleminen ja tyytyväisenä pitäminen ei ole liiketaloudellisesti merkityksellistä. Myöskään ison asiakkaan ei kannata valita pientä kumppania, sillä kumppanilla täytyy olla resursseja reagoida asiakkaan kehitysprojekteihin ja yllättäviinkin liiketoiminnan tarpeiden aiheuttamiin muutostöihin.

2)    Selvitä kumppanin referenssit ja taloustiedot

Kuten kaikkialla muuallakin, myös IT-infran hoiva-alalla luotetaan referensseihin. En tarkoita pelkästään yrityksen sivustolta löytyviä asiakastodistuksia, vaan niiden lisäksi kumppanin omaa kertomusta siitä, millaisia asiakkaita, miltä alalta ja minkä kokoisia he hoitavat. Tämän lisäksi voi soittaa suoraan asiakkaalle ja kysyä, miten kumppanuus on toiminut, miten käyttöönotto meni, millainen projektisuunnitelma oli ja miten projekti vietiin läpi? Voit myös tiedustella, mitä palveluja heillä on käytössään, miten ne ovat toimineet ja millaisia kehitysehdotuksia palveluntarjoajalta on tullut.

Erityisesti minua tulevana asiakkaana kiinnostaisi, miten ongelmatilanteet on hoidettu? IT-alalla tulee aina ongelmia, sillä ne kuuluvat lajin luonteeseen. Toimijoita erottava tekijä on, miten asiallisesti ongelmatilanteet hoidetaan: selkä suorana vai katsetta ja vastuuta väistellen.

Ota selvää myös palveluntarjoajan henkilökunnan määrän lisäksi sen osaamistasosta: koulutuksista ja sertifikaateista, ja miten osaamistaso vastaa oman yrityksesi tarpeita.

3)    Yhteinen strateginen tahtotila

IT-ympäristö ei saa olla pelkkä yrityksen taakka ja pakollinen kuluerä, vaan sen täytyy elää ja hengittää yrityksen liiketoiminnan tahtiin. IT-infrastasi huolehtivan kumppanin täytyy olla kiinnostunut myös yrityksesi tulevaisuudesta sekä siihen tähtäävästä strategiasta, sillä muuten sitä palvelevan IT:n kehittäminen on mahdotonta.

Jos yritys tavoittelee kansainvälisiä asiakkuuksia ja haluaa tarjota myyntihenkilöstölleen toimivat työkalut myös kentällä, mutta järjestelmä ei tue strategiaa, on IT-kumppanin tehtävä ehdottaa, miten asiat ratkaistaan.

4)    Hinta ja sen perusteet

Hinnalle täytyy aina löytyä perustelu ja hinnoittelun täytyy olla läpinäkyvää: mikä on käyttäjätukipalvelun, perustekemisen ja mikä asiantuntijatyön hinta? Onko saatavilla kiinteää hinnoittelua ylläpitoon, paljonko käyttäjätuki maksaa kuukaudessa ja mitä palvelu sisältää?

Tällä alalla ei varsinaisesti hinnoilla kilpailla, jolloin kilpailuvaltiksi nouseekin palvelun laatu: millaista palvelua rahaa vastaan pystytään toimittamaan. Tämä selviää koeajamalla palvelua esimerkiksi teettämällä potentiaalisella kumppanilla testimielessä kehitysprojekti, jonka tiimoilta selviää paitsi palvelun laatu myös tiimin asiantuntemus.

5)    Luota tunteeseen

IT-infran kehittäminen on hyvin pitkälle palvelutyötä, jossa ihminen auttaa toista suoriutumaan jostakin asiasta tekniikan avittamana. On siis tärkeää, että avun antaja on mukava ja helposti lähestyttävä tyyppi, jolle tohtii soitella niin pienistä kuin isoistakin ongelmista. Et siis ole lainkaan sivuraiteilla, jos ensitapaamisen jälkeen pysähdyt funtsimaan, miten teillä synkkasi ja ymmärsittekö potentiaalisen kumppanin kanssa toisianne. Itse mietin, miten voisin luottaa arvokkaasta IT-infrastani huolehtimisen sellaisiin käsiin, jotka naputtelevat simppeleihin sähköposteihinkin kirjoitusvirheitä ja epäselviä lauseita.

Aina asiakkaalla ei välttämättä ole tietotaitoa kysyä oikeita kysymyksiä tai tulkita saamiaan vastauksia. Jos tarvitset näiden vinkkien lisäksi asiantuntijan apua, ota rohkeasti yhteyttä.

Niklas Boström

Partner

Share This