Ajankohtaista

Viisi hyvää vinkkiä yrityksen IT-laitehankintoihin

Lukuaika n. 4min

Kiinnitäthän huomiosi näihin asioihin, kun olet uusimassa IT-laitteita.

IT-laitteiden hankinnat ovat varmasti tuttuja kaikille yrityksille. Hankinnat tulisi toteuttaa oikeassa aikataulussa ja asiantuntevasti sekä vielä kustannustehokkaasti. Kuitenkin monella työpaikalla huomataan vasta hankintojen jälkeen, että laitteet ei oikein sovellukaan heidän käyttöönsä. Monesti ei ole osattu huomioida kaikkia tarpeellisia asioita laitteita hankittaessa, joita ovat esimerkiksi suorituskyky, käyttötarkoitus tai takuun pituus sekä tukitaso.

Tässä blogissa kerromme, mitä asioita tulisi ottaa huomioon IT-laitehankinoissa ja miten me Itaidolla olemme pystyneet helpottamaan asiakkaitamme arkea oikeilla laitehankinnoilla. Tämän blogin avulla säästät tulevaisuudessa huomattavan määrän työtunteja ja euroja.

Laitteiden hankkiminen kannattaa tehdä aina tarkasti, suunnitelmallisesti ja kustannustehokkaasti. Kustannustehokkuutta ei ole pelkästään laitteen edullinen hinta, vaan sopivat laitteet oikeille henkilöille oikeaan tehtävään, jotta henkilöt voivat tehdä työtään tehokkaasti ja helposti pitkäkestoisesti laadukkailla laitteilla.

1.Tarkista aina ohjelmistojen vaatimukset ja käyttötarkoitus

Tärkeintä uusien laitteiden hankinnassa on valita laitteet, jolla tarvittavat ohjelmistot toimivat moitteettomasti. Yrityksillä on usein erilaisia vaatimuksia koneilta, jotka perustuvat suoraan siihen mikä on heidän liiketoimintansa tarkoitus. Esimerkiksi AutoCad-ohjelmistoja käyttävät suunnittelutoimistot, rakennusliikkeet ja LVI-yritykset tarvitsevat tietokoneeseen paljon suorituskykyä. Prosessorin pitää olla riittävän nopea, RAM-välimuistilla ohjelmat käynnistyvät ja toimivat jouhevammin. Riittävän nopealla ja tarpeeksi suurella SSD-levytilalla saadaan isotkin tiedostot tallennettua helposti ja luotettavasti. Lisäksi suunnitteluohjelmat vaativat usein tehokkaan näytönohjaimen, mielellään omalla muistilla. Mikäli laitteet eivät ole ajan tasalla, työn tuottavuus ja tehokkuus kärsivät huomattavasti. Nämä ovat monesti kustannuksia, joita ei laitehankinnoissa osata ottaa huomioon.

Myyntityössä tai esimerkiksi tilitoimistoissa tarpeet ovat taas erilaiset. Käytössä ei ole raskaimpia ohjelmistoja vaan tärkeää on, että sähköpostit, laskutusohjelmistot, ERP-ohjelmat sekä CRM-ohjelmat toimivat sujuvasti. Usein työ on liikkuvaa ja etätöitä tehdään paljon. Kun laitteita liikutetaan, tuo kevyt paino mukavuutta, kestävä kansi ja runko auttaa kulumisia sekä kolhuja vastaan.

Kuljetusliikkeet, kiinteistöhuolto ja asennusyritykset arvostavat pieniä sekä helppokäyttöisiä mobiililaitteita, millä pystytään viestimään ja raportoimaan näppärästi. Kevyet tabletit ja mobiililaitteet ovat näille yrityksille usein paras valinta. Kiinteä Internetyhteyttä ei ole välttämättä saatavilla, joten laitteessa olisi hyvä olla lisäksi langaton 4G tai 5G yhteensopivuus.

Monesti lisäarvon tuottaminen näkyy käyttäjille yrityksen IT-laitteiden käytön ongelmien vähyytenä. Yksinkertaisesti oikeilla laitteilla ilman häiriöitä työskentelevä työntekijät ovat tyytyväisempiä, tehokkaampia ja motivoituneempia. Lue millaisia IT-valintoja esimerkiksi eläinlääkärit tekevät!

It-laitteet yrityksille

2.Varmista IT-laitteen toimivuus koko elinkaaren ajalle

Kun hankit laitteita yrityskäyttöön, tulee laitteiden kestää käytössä riittävän pitkään, joten kannattaa kiinnittää huomiota myös laitteiden laatuun. Yrityskäytössä olevia laitteita käytetään jopa 40 tuntia viikossa, mikä tekee yli 1800 tuntia vuodessa. Mikään laite ei toimi pitkään ilman huoltoa, päivittämistä ja huolenpitoa. Vaikka koneesta pitäisi hyvää huolta ja päivittäisi sitä riittävän usein, silti välillä tulee haasteita. Lisäturvaa ja mielenrauhaa antaa kattava takuu. Usein perustakuu on 1-3 vuotta mikä kattaa varaosat, mutta ei välttämättä työtä. Laite pitää lähettää korjattavaksi, tai osa lähetetään suoraan asiakkaalle. Vaihtoehtona on ottaa takuulaajennus, jossa takuuhuollon varaosat ovat nopeasti saatavilla. Takuulaajennuksella pystymme tarjoamaan turvaa jopa viideksi (5) vuodeksi eteenpäin. Lisäksi osaan takuupaketteja kuuluu paikan päällä tehty työ mukaan, todella nopealla vasteajalla. Tällä tavoin saadaan jatkettua työn tekoa mahdollisimman nopeasti ja kustannustehokkaasti.

3.Rahoitusleasing, palvelulaite tai laite omaksi

Kolme yleisintä tapaa hankkia laitteet ovat rahoitusleasing, palvelulaite ja omaksi ostaminen.

Omaksi ostaessa laitteet ovat yrityksen taseessa ja niitä päivitetään sitä mukaan, kun on tarvis. Usein omaksi ostaessa tulee kustannussäästöjä, kun ei tule rahoitus- tai korkokuluja hankinnasta. Toisaalta laitteen arvo alenee aivan samalla tavalla kuin ostaisi esimerkiksi auton omaksi.

Laitteita pystyy myös hankkimaan joustavasti ja kustannustehokkaasti erilaisilla rahoitusmuodoilla. Rahoitus leasingilla ostettaessa laitteet rahoittaa rahoituskumppani. Yleisesti rahoitussopimukset ovat 12kk, 24kk tai 36kk pitkiä sopimuksia, jonka jälkeen laitteet voidaan lunastaa tai tilalle voidaan hankkia uudet laitteet. Rahoitusleasingin kuukausihinta koostuu laitteenhinnasta, rahoitusliikkeen palkkiosta ja laitteen vakuutusmaksusta. Kulut ovat näin helppo budjetoida koko sopimuskaudeksi. Sopimusajan sykli tuo helpotusta laitehankintojen ajoittamiseen oikeaan aikaan. Kun 36kk sopimuskausi on ohi voi laitteilla olla helposti yli 5000 käyttötuntia ja se alkaa myös yleensä näkymään käytössä. Jos taas laitteet toimii voi käyttöä edelleen jatkaa, lunastamalla laitteet itselle todella edulliseen hintaan.

Tällä hetkellä nopeimmin kasvava malli on ostaa yritykselle IT-laitteet ja niihin tarvitava tuki helposti palveluna. Palvelulaitemallissa laitteet ovat palvelutarjoajan omaisuutta ja asiakas maksaa laitteiden käytöstä kuukausiperusteista veloitusta. Usein yrityksen palvelulaitteissa on myös verkkolaitteita tai palvelimia, jolloin kuukausihintaa on yhdistetty myös ylläpito, päivitykset ja lisenssit. Näin ollen asiakas varmistaa, että hankitut laiteet toimivat nyt ja jatkossa moitteettomasti, kun palveluntarjoaja huolehtii kaikista laitteista, niihin liittyvistä päivityksistä sekä niiden oikean aikaisesta uusimisesta. Itaidon tarjoamassa palvelumallissa on lisätty esimerkiksi verkkolaitteille (palomuurit, kytkimet, tukiasemat) ns. varalaitepalvelu, joka takaa mahdollisimman korkean liiketoiminnan jatkuvuuden. Mikäli laitteille tapahtuu jotain, me toimitamme uuden laitteen aina seuraavaksi työpäiväksi. Palvelulaitemallissa laitteiden budjetointi on helppoa ja vastuu laitteista sekä niihin liittyvistä toimenpiteistä on kokonaan palveluntarjoajalla. Myöskään laitteiden arvon laskemisesta tai niiden lunastushinnasta ei asiakkaan tarvitse erikseen huolehtia.  Löydä yrityksellesi oikeat IT-ratkaisut verkkokaupastamme!

Lisälaitteet

4.Muista myös lisälaitteet

Läppärit, pöytäkoneet ja mobiililaitteet vaativat usein lisälaitteita, jotta töiden tekeminen on sujuvampaa. Näytöt, telakat, hiiret ja näppäimistöt kannattaa miettiä samalla tavalla, kuin tietokoneiden hankinnat. Käyttötarkoitus on oltava tärkein kriteeri hankinnalle.

Nykyaikaisista näytöistä löytyy monta paljon erilaisia ominaisuuksia ja kokoja. Arkkitehdin tarkkuutta vaativaan piirtotyöhön valitaan usein 4K-tarkkuudella oleva suuri jopa 32” näyttö, kun taas toimistotyöntekijälle riittää usein pienempi näyttö, pienemällä tarkkuudella.

Telakoilla saadaan jaettua kuva läppäriltä jopa neljälle näytölle. Lisäksi telakkaan saa liitettyä hiiren, näppäimistön, verkkoyhteyden ja kuulokkeet. Telakoiden liitettävyys riippuu paljon mallista. Vakioimalla käytettävät laitteet voi telakoita ja laitteita käyttää joustavasti monella eri tietokoneella, esimerkkinä avokonttorit.

Nopeasti kasvavan etätyön kannalta äänen- ja kuvanlaatu on noussut tärkeään rooliin. Suosittelemme panostamaan laadukkaisiin kuulokkeisiin ja kameroihin tänä kasvavan etätyön aikakautena. Myös neuvottelutilojen isommat AV-ratkaisut kannattaa miettiä heti kerralla kuntoon.

5.Laitevakiointi helpottaa arkea ja tuo säästöjä

Itaito on kehittänyt laitevakionnin helpottamaan asiakkaidemme laitehankintoja. Laitevakioinnin avulla kartoitamme tarkasti yrityksen käytössä olevat ohjelmat ja lisenssit sekä niiden tarvittavat laitevaatimukset, josta alla muutamia kartoituksessa käytettäviä esimerkkejä. Kysy lisää laitevakioinnista!

  • Onko yrityksellä käytössä tietyn merkkisiä laitteita mitä halutaan käyttää?
  • Mikä käyttöjärjestelmä käytössä Windows, Mac vai Chrome?
  • Mikä on budjetti laitehankinnoille?
  • Kuinka monta eri vaihtoehtoa halutaan?
  • Mikä rahoitusmuoto?
  • Ketä saa tilata laitteita?
  • Minne tilaukset toimitetaan?
  • Mitä ohjelmia asennetaan?
  • Minkälainen käyttäjätuki halutaan?

Kun kaikki yrityksen tarpeet ja toiveet on tiedossa, me rakennamme näiden pohjalta toimivan ja kustannustehokaan ehdotuksen yritykseen käyttöön soveltuvista malleista. Ehdotus käydään aina yhdessä asiakkaan kanssa läpi. Kilpailutamme myös aina valittujen laitteiden hinnat ja varmistamme saatavuuden käyttämällä useita eri tukkureita. Jatkossa tilaaminen, toimitus, käyttöönotto ja laskutus sujuu helposti, kun olemme luoneet yhdessä yritykselle laitevakioinnin.

Anna meidän auttaa laitehankinnoissa valitsemaan juuri teidän yrityksellenne sopivat ja kustannustehokkaat laitteet. Laitevakioinnin teemme aina veloituksetta kaikille siitä kiinnostuneille yrityksille. Laitevakioinnilla yrityksenne säästää aikaa ja rahaa, sekä tuo suunnitelmallisuutta ja helppoutta yrityksenne IT-laite hankintoihin.

Laitathan viestiä tulemaan, osoitteeseen myynti@itaito.fi ja tehdään Teidänkin yrityksenne laitehankinnoista helpompaa!

Joonas Kyytsönen

Joonas Kyytsönen

Myyntipäällikkö

Tutustu verkkokauppamme valikoimaan!