Mitä ottaa huomioon, kun ulkoistaa kasvavan yrityksen IT-palveluita?

Kun yritys on kasvuvaiheessa, monia asioita joudutaan arvioimaan säännöllisesti. Voi olla, että toimitilojen lisäksi myös IT-ympäristö jää ahtaaksi ja alkaa resurssien vapauttamisen sijasta sitoa niitä. Mitä kaikkea olisi hyvä ottaa huomioon, kun suunnitellaan IT-palvelujen ulkoistusta joko kokonaan tai osittain? Kokosimme tähän blogiin asioita, jotka meidän mielestämme takaavat onnistuneen IT-palvelujen ulkoistamisen.

Kaikki perustuu luottamukselle ja yhteistyölle

Ensimmäinen askel minkä tahansa ulkoistuksen tekemisessä on tietenkin kumppanin valinta. Kyse ei olekaan ihan pikkujutusta, sillä toimijoita on paljon ja sitoutuminen yhteistyöhön on pitkäaikaista. Tietoliikenneyhteyksien toiminta, varmuuskopiot, palvelimien toimintavarmuus, tietoturva – kaikki asioita, jotka ovat nykypäivänä elintärkeitä yritykselle. On siis ehdottoman tärkeää, että voit luottaa valitsemaasi kumppaniin.

Luottamus rakentuu monesta osatekijästä:

  • Tuoko valittu kumppani oikeasti merkittävää lisäarvoa IT-ympäristön jatkuvalle kehitykselle?
  • Tuletko toimeen IT-palveluntarjoajan ihmisten kanssa? Jos ei kemiat kohtaa, tulee monesta asiasta vaikeaa.
  • Hoitaako kumppani asiat jämptisti? Saatko kokouksista muistiot, tehdäänkö luvatut työt ajallaan, tuntuuko siltä, ettei heitä tarvitse patistella tai valvoa? Saatko palveluiden sisällöistä selkeän kuvan ja ovatko esitykset ammattimaisen näköisiä?
  • Saatko henkilökohtaista palvelua? Vai oletko yksi asiakas isossa joukossa, jonka yksilöllisiin tarpeisiin ei liikene mielenkiintoa eikä aikaa?
  • Onko palveluntarjoajalla visio siitä, miten juuri sinun yrityksesi IT-ympäristön tulee kehittyä, jotta se tukee liiketoimintatavoitteidenne saavuttamista esim. viiden vuoden päästä?

Palveluntarjoajaa valitessa on pakko ottaa huomioon, että uskot yrityksesi tärkeimmät asiat heidän hoteisiinsa: datat, palvelimet ja yhteydet. Jos ei kumppani herätä luottamusta, ollaan pahasti hakoteillä!

Oikea palveluntarjoaja osaa hommansa

Jokaisella toimijalla on asiantuntijansa kuhunkin hommaan, mutta miten varmistaa osaamisen todellinen taso? Ilmeisin keino siihen on referenssit. Kysy myyjältä, kenelle IT-palveluntarjoajan nykyiselle asiakkaalle voisit soittaa. On jo itsessään hyvä merkki, jos heillä on tarjota sinun yrityksellesi sopivaa referenssiä heti – ja vastaavasti epäilyttävää, jos ei kukaan suostu heidän puolestaan puhumaan. Referenssiasiakkaalta voi ja pitääkin kysyä myös tiukkoja kysymyksiä, joihin saat toivottavasti rehellisiä vastauksia. Koska mikään projekti tai firma ei ole 100 % täydellinen, pitäisi heidän pystyä edes jokin kehityskohta nimeämään.

Toinen tapa luodata asiantuntijuuden tasoa on pyytää myyntivaiheessa mahdollisuutta keskustella suoraan IT-palveluntarjoajan teknisen tiimin kanssa. Erityisen hyvä on, jos voit pyytää omasta firmastasi jonkun asioista syvällisemmin ymmärtävän mukaan keskusteluun, sillä asiantuntijoiden keskinäinen sparrailu voi olla hyvinkin hedelmällistä. On mahdollista, että et itse ymmärrä paljoakaan siitä mistä tekniset asiantuntijat puhuvat, mutta hyvä asiantuntija osaa myös tulkata sinulle keskustelun tärkeimmän annin.

Kun olet jo pitkällä palveluntarjoajan valinnassa ja melko varma siitä, kenen kanssa haluat tehdä töitä, on vielä yksi tapa varmistaa tulevan kumppanin todellinen kyky: testiprojekti. Esimerkiksi me Itaidolla käytämme tätä usein, kun haluamme asiakkaan olevan varma saamansa palvelun laadusta. Silloin sopimus tehdään ehdollisesti: se astuu voimaan, kun testiprojekti on suoritettu asiakasta tyydyttävällä tavalla. Voimme esimerkiksi ottaa projektina kaksivaiheisen tunnistuksen käyttöön, ja kun se on hyväksytty ja sopimus allekirjoitettu, veloitamme testiprojektista vain puolet normaalista. Näin pääsemme testaamaan yhteistyötä käytännössä ennen varsinaisen sopimuksen allekirjoitusta.

Skaalautuvuus ja jatkuva kehitys

Jos jollekin palvelujen skaalautuvuus on tärkeää, niin nimenomaan kasvaville yrityksille. Palveluntarjoajien vaihtaminen parin vuoden välein on raskasta ja kallista hommaa. Siksi onkin järkevää valita kumppani, joka kasvaa yrityksesi mukana. Palveluntarjoajan pitää pystyä toimittamaan yhtä laadukkaat palvelut yrityksellesi oli työntekijöitä viisi tai 150, ja koko matkan siltä väliltä. Hyvä kumppani pystyy myös tarjoamaan pienellekin yritykselle Enterprise-tason ratkaisut ja palvelut ilman, että asiakkaan tarvitsee investoida niihin ylen määrin.

Skaalautuvuudesta puhuttaessa on hyvä uhrata ajatus myös IT-ympäristön kehittämiselle. IT-toimijoissa on paljon yrityksiä, jotka ovat hyviä ylläpitämään nykyistä ympäristöä, mutta kasvavalle yritykselle se ei riitä. Hyvä kumppani myös ymmärtää liiketoimintasi tavoitteet ja kehitystarpeet ja osaa sen perusteella luoda suunnitelman siitä, miten ympäristön pitää kehittyä, jotta liiketoimintasi voi saavuttaa sille asetetut tavoitteet. “One size fits all” ei todellakaan toimi IT-palveluissa – joka yrityksellä on eri tarpeet, ja niiden täyttämiseen tarvitaan kumppani, joka osaa etukäteen valmistautua myös tuleviin haasteisiin.

Kehitystarpeiden tunnistamista ei kasvavan yrityksen sovi vähätellä, ja sopiva kumppani osaa tarjota ratkaisuja ja palveluita, jotka tukevat asiakkaan strategista kehitystä. Jos asiakkaan visiona on erittäin liikkuva työvoima ja mobiilius, ei IT-ympäristöä voi rakentaa rautapalvelimien ympärille vaan tähtäimen täytyy olla pilvipalveluissa. Hyvä kumppani kuuntelee yritystäsi, tuntee sen strategiset tavoitteet ja osaa itsenäisesti ehdottaa niitä tukevaa roadmapia IT-ympäristön kehitykselle.

Päätä omat prioriteettisi

Viimeisenä vinkkinä voisi todeta, että kumppania valitessa sopivimman löytää siten, että jo kilpailutusvaiheessa osaat määritellä asiat, jotka ovat sinun yrityksellesi tärkeimmät. Oletko valmis tinkimään palvelutarjoomasta, jos saat sillä hintaa alemmas, vai onko ehdottomasti tärkeintä teknisesti osaavin kumppani tai laitevalikoiman laajuus? Tuskin löytyy kumppania, joka vastaa täydellisesti kaikkiin maailman tarpeisiin, mutta sellainen löytyy varmasti, joka osaa parhaiten ne sinun yrityksellesi tärkeimmät hommat.

Onnea matkaan IT-kumppanin valinnassa! Luonnollisesti me olemme vain sähköpostin tai puhelinsoiton päässä ja kerromme mielellämme, mitä osaamme. Tutustu Itaidon palveluihin täältä: https://www.itaito.fi/palvelumme/

Lue lisää Itaidon palveluista täältä

Itaito luottaa Pohjoismaiden kovimpiin asiantuntijoihin

Jos pyydät satunnaista henkilöä sulkemaan silmänsä ja kuvittelemaan mielessään IT-alan asiantuntijan, yleensä mielikuvissa rakennetaan hahmoa, joka piiloutuu tietokoneen taakse eikä juuri ääneen puhu työkavereille – saati asiakkaille. Ja silloinkin kun puhuu,...

Nuku yösi rauhassa, NOC valvoo puolestasi

IT-maailma on täynnä lyhenteitä, joista NOC on yksi. Aiemmin kirjoitimme jo SOC-palvelusta eli Security Operations Centeristä (lue blogi täältä), ja NOC (Network Operations Center) on sille sukua. Network Operations Centerissä eli valvomossa tarkkaillaan...

Maailmanluokan Service Desk = Euroopan paras asiakastyytyväisyys

On tärkeää, että yrityksellä on tietoverkot hoidossa, hyvät verkkolaitteet, palvelimet järkevästi mitoitettu ja yleisesti IT-infrastruktuuri kunnossa. Kuitenkin se, mistä loppukäyttäjä todella välittää ja mihin hänellä on eniten kosketusta IT-palveluissa, on Service...

Security Operations Center eli SOC – mitä siellä tehdään?

Kirjoitimme aiemmin blogin tietomurroista ja miten niitä estetään (tekstin pääset lukemaan täältä). Tietomurrot tapahtuvat usein sähköpostin kautta, joten sähköpostin tietoturvasta kannattaa huolehtia jatkuvasti. Joskus tulee kuitenkin kaikista varotoimenpiteistä...

Miten estät tyypillisimmät tietomurtoyritykset? Jo ensimmäisestä kalasteluyrityksestä kannattaa huolestua

Tietomurto on jokaisen yrityksen painajainen. Ajatus siitä, että joku pääsee varastamaan yrityksesi ja asiakkaidesi tiedot, estämään tietoihin pääsyn tai lähettelemään viestejä yrityksen nimissä, saa paatuneimmankin yritysjohtajan hikoilemaan. Onneksi tietomurrot ovat...

Kriittiset tietoverkot kannattaa ulkoistaa: Taxi Pointin asiakastarina

Taxi Point on yritys, jonka palveluja moni käyttää, vaikka ei ehkä sitä huomaakaan. Taxi Point tarjoaa ohjauspalveluita ja teknisiä infrastruktuureita taksiliikenteelle, yrittäjille ja tapahtumajärjestäjille. Tutuimpana näistä on Helsinki-Vantaan lentoasema, jossa...

Asiakastarina: Forcit Group luottaa Itaidon palveluihin

FORCIT Group on pohjoismainen toimija, jonka osaaminen ulottuu aina räjäytys- ja louhintatöiden asiantuntijuudesta puolustusjärjestelmiin. Konserniin kuuluu kolme liiketoiminta-aluetta: FORCIT Explosives on johtava siviiliräjähteiden valmistaja ja niihin liittyvien...

Pidä huolta tietoverkoistasi

Pidä huolta tietoverkoistasi Nykymaailmassa ei ole yritystoimintaa ilman tietoverkkoja. Yrityksessä aivan kaikki toiminta vaatii jollain tapaa tiedon kulkemista verkossa, ja verkkoyhteyden katkeaminen onkin näin yksi yritysten suurimmista liiketoiminnan keskeytymisen...

Rekry: Support Specialist

Etsimme Itaidon Service Desk tiimiin Support Specialistia, jonka sydän sykkii erinomaiselle asiakaspalvelulle. Asiakkaiden palveleminen hyvin on meille kunnia-asia, ja odotamme, että sinullekin asiakas on ykkönen. Tarjoamme sinulle kannustavan tiimin tuen, hyvät...

Rekry: Support Agent

Etsimme juuri valmistuvaa tai muutaman vuoden työkokemuksella varustettua asiakaspalveluhenkistä IT-tuen osaajaa Itaidon First line support tiimiin. Tarjoamme sinulle kannustavan tiimin tuen, hyvät työsuhde-edut ja mahdollisuuden kehittyä tehtävässä sekä edetä...